Ebben a cikkben a fejlesztés közben leggyakrabban használt kommunikációs formákra fókuszálok, amiket chat, email, meeting-ek, (online és személyes), ticket-ekben használunk. Igen, manapság ezeken keresztül kommunikálunk legtöbbet a munkatársainkkal. Főleg, ha remote formában dolgozunk.

Alapok: a metakommunikáció

Azt tapasztaltam, hogy a fent felsorolt területek mindegyikén vannak apróságok, amiket ha következesen használunk, akkor az információ sokkal hatékonyabban megy át. A metakommunikáció egy másodlagos kommunikáció arról, hogy egy információdarabot hogyan kell értelmezni.
Lásd például az iróniát. A gyerekek ezt sokszor nem is értik, mert ők pusztán az információ szó szerinti írott vagy elhangzott formájára összpontosítanak. Nem tudják még helyesen értelmezni a képi formát és a hangzást/hanglejtést. A felnőtteknél ha ez az infó elvész, akkor ugyanaz az eredménye.

Ezért fontos, hogy minél jobban igyekezzünk ezeket az “összetevőket” is átadni.

Email 📧

Ez a forma sokak számára elavultnak tűnik, de megvan a létjogusultsága és a hely. Nem is ez a lényeg, most nem erről szeretnék írni.

Az email tárgya (subject) legyen rövid és beszédes, utaljon a tartalomra. Használhatunk benne emoji-kat (max 1-2 ajánlott), hogy kiemeljük a többi email közül. A címben tehetünk jelzéseket, amik segítenek kategorizálni az email-t:

• MM -> meeting minutes: összefoglaló egy megbeszélésről
• EOM -> end of message: az email tárgya a tartalom is, nincs további szöveg (ne nyisd meg)
• EOD -> end of day: extra jelzés, hogy a nap végéig legyen meg (fontos)

A tárgya legyen jól szervezett, tagolt, így könnyebb olvasni és nem annyira fárasztó a szemnek. Használhatunk színeket, kiemeléseket a tagoláshoz, de ezt se toljuk túl, elégedjünk meg 2-3 kiválasztott formátummal.

Használhatjuk a BLUF (bottom line up-front) kifejezést is a levél első sorában. Ez egy szigorúan egysoros összefoglaló a legfontosabb következtetésről, amit majd az email-ben szándékozol kifejteni.

Az üzleti világban elvárás, de minden területen udvariasságot fejez ki a (helyes) megszólítások és elköszönések használata. Ha már a sokadik levélváltáson vagy túl ugyanarra az email-re válaszolva, akkor ez elhagyható.

Email-t akkor használj, amikor egy nagyobb lélegzetvételű üzenetet szeretnél közölni, vagy csatolmányokat küldeni. Megírása időt ad a helyes (újra)foglamazásra. Figyelj rá, hogy a másik félnek nem ez lehet az elsődleges kommunikációs formája, ezért ha sürgős a válaszadás, akkor más csatornán is jelezd neki, hogy írtál egy email-t, olvassa el mielőbb.

Meeting 🗣️👤

Egy meeting lehet in-person, online vagy hibrid. Mindegyikre igazak altalánosságban az alábbi elvek:

• legyen meghirdetett kezdő időpontja és tartsuk is be (tisztelet)
• ne legyen túl hosszú (max. 60 perc), mert a résztvevők elfáradnak
• csak az előre meghirdetett témákról szóljon, ezek legyenek előre megadva
• tartsuk magunkat az időkerethez, a vége előtt 5 perccel jelezzük a csapatnak, ha túlnyúlna és kérjünk engedélyt a hosszabításra (tisztelet)
• csak a szükséges személyeket hívjuk meg rá (tisztelet)

Az in-person (személyes) meeting-ek sajátja, hogy mindenki jelen van, látjuk egymást. Ezáltal a megértés szempontjából (információ átadás) ezek a leghatékonyabbak. Itt senki nem tud elbújni vagy mással foglalkozni, mert nincsen rá lehetősége. Ez is növeli a hatékonyságot.

Általában a meeting összehívója a moderátor, élj ezzel a jogoddal, tereld vissza a megbeszélést a helyes irányba, alakíts ki folyamatos jó szakmai hangulatot, akadályozd meg a személyeskedéseket. Szólíts meg mindenkit, had mondja el a véleményét.

Az online meeting-eket is az előbb leírak szerint kell vezetni. Itt figyelj arra, hogy mindenki bekapcsolja a kameráját, mert segít észrevenni, ha valaki valamit nem ért. Az információ fontos része elveszhet, ha nem látjuk egymást. Sajnos a kamera kötelező használata manapság nem egyértelmű, pedig régebben az volt. 🙁

Chat 🗨️

Kétségtelenül ez a leggyorsabb és legelterjedtebb forma manapság.

Itt is fontos a megszólítás, akár az email-ben. Lehetőséget ad arra, hogy tiszteltedet fejezd ki a kollégád iránt, jó hangulatot teremts már rögtön a megszólításkor, a saját aktuális helyzetedről adj némi tájékoztatást. Az emoji-k használata itt teljesen bevett szokás, te is használd őket. Fontos azonban, hogy a fogalmazás pontos legyen, mert csupán az emoji-k használatával nem fogod tudni érthetőbbé tenni az üzeneted. Ha valamilyen információ hiányzik, az nincs ott. Le kell írni.

Ticket 🎫

A minél hatékonyabb munkavégzéshez a ticketing rendszerek is hozzáteszik a magukét. Egy ticket-nek három fő része van: cím, feladat leírás, komment szekció. Alapvetésnek tűnhet, de azért leírom az első kettőt hogyan használjuk.

Cím: legyen rövid, lényegretörő. Tartalmazhat többféle részletet is, pl. technológiát, komponenst, ügyfél nevét, verziót, feladat típust (add, remove, update stb.). Ha egy már jól struktúrált munkakörnyezetben dolgozol, akkor kialakíts ki egy nevezéktant ehhez, gyorsítani fogja újabb ticket-ek létrehozását és segíti az eligazodást a feladataid közt.

Feladat leírás: lényegében a ticket érdemi része. Ide kell kerüljön minden érdemi technikai, technológiai részlet. Minél jobban tagolt, annál könnyebben áttekinthető, jobban lehet róla beszélni, valamint hivatkozni az egyes részekre a kommentekben. Javaslom, hogy eszerint tagold:

1. Jelent állapot + mit old meg ez a ticket? (opcionális)
2. Technikai részletek; minden részlet ami egyértelművé teszi a feladatot bármelyik csapattag számára
3. Hogyan lehet / kell tesztelni a megoldást (aka acceptance criteria)

Láttam már néhány csapatot, amelyik a komment szekciót szinte chat-elés szinten használta, hogy megvitassanak szakmai kérdéseket maguk közt. Volt olyan csapat is, amelyik egyáltalán nem használta semmire.

Használd! 👍 Nagy előnye, hogy nem chat-ekből és email-ekből kell kihámozni minden véleményt és ellenvéleményt, hanem közvetlenül az adott ticket-be van beleírva, így gyors.

Figyelj rá, hogy legyen tömör, lényegretörő. Amikor sikerül levonni egy konklúziót egy hosszas beszélgetésből, az kerüljön vissza a ticket feladat leírás részébe. Ez egy jelzés a csapat felé, hogy mi lett a végső döntés és letisztítja, technikai formára hozza a beszélgetés eredményeit, mialatt átírásra kerül.

Konklúzió

Fentieket vesd be, és egyik napról a másikra ugrásszerűen nőni fog kommunikációd hatékonysága. Az elektronikus kommunikáció ellenére is törekednünk kell üzeneteink hatékony célba juttatására. Sőt, ma talán még fontossabb a nagy digitális zajban, mesterséges intelligencia ide vagy oda.